การเขียนอีเมล์

การเขียนอีเมล์ภาษาอังกฤษ

Professional English Email Writing

ในยุคปัจจุบันการติดต่อสื่อสารผ่านอีเมล์เป็นวิธีที่ได้รับความนิยมเป็นอย่างมากเนื่องจากเป็นวิธีที่ประหยัด รวดเร็วและง่ายต่อการใช้ นิยมใช้ติดต่อในองค์กรและระหว่างองค์กร

เขียนอีเมล์อย่างไรให้ดูเป็นมืออาชีพ

1. หัวข้อเรื่องต้องชัด

หัวเรื่องไม่ควรเป็นประโยคยาว ควรเป็นวลีสั้นที่สามารถบอกถึงเนื้อหาหรือความสำคัญของอีเมล์ เช่น Suit Reservation, Agenda of the Meeting  เป็นต้น

2. กล่าวเปิดและคำลงท้าย

• คำทักทาย ใช้ทักทายบุคคลที่เราเขียนอีเมล์ถึง
• Dear + Mr/ Mrs/ Ms/ Miss + Surname  (กรณีที่เราไม่ทราบชื่อบุคคลนั้น)
• Dear + First name (กรณีที่เรารู้จักบุคคลนั้น)
• Dear + Sir/ Madam/ Sir or Madam/ Sirs:
• Gentlemen:
• Sir/s:

หมายเหตุ : comma (,) มักจะใช่ต่อท้ายคำกล่าวทักทาย

• คำกล่าวปิด
• Sincerely yours, (กรณีทราบชื่อผู้รับอีเมล์)
• Yours sincerely, (กรณีทราบชื่อผู้รับอีเมล์)
• Your faithfully, (กรณีไม่ทราบชื่อผู้รับอีเมล์)

สิ่งที่ต้องคำนึงก่อนส่งอีเมล์ถึงผู้รับ ผู้เขียนจะต้อง

• มั่นใจว่าเนื้อหาที่เขียนครบถ้วน, ไม่กำกวม และตรงประเด็น
• ตรวจสอบความถูกต้องของคำ
• ตรวจสอบว่าชื่อผู้รับอีเมล์ถูกต้องหรือไม่
• แนบไฟล์ที่ถูกต้องและตั้งชื่อให้เหมาะสม
• ต้องไม่ใช่ตัวพิมพ์เล็ก หรือตัวพิมใหญ่ทั้งหมดในการเขียน
• ระมัดระวังเรื่องการใช้ตัวย่อ เนื่องจากผู้รับอีเมล์อาจจะตีความไม่ตรงกับผู้ส่งอีเมล์

สำนวนในการเขียนอีเมล์ที่แจ้งให้ทราบว่ามีเอกสารแนบ

• Please find … (sth)….. attached.  (Formal)
•  
  • Please find my resume attached.
  • Please find our catalogue and price list attached.
• I’ve attached …. (sth) …. (Informal)
  • I’ve attached the invitation to my birthday party.

5. หากเน้นความเป็นทางการและสุภาพและให้การสื่อสารเพิ่มประสิทธิภาพมากขึ้น เราอาจจะใช้รูปประโยค ดังนี้

• Kindly refer to the attached document.
• Please refer to the attached documents.
• For details, please refer to the attached brochure.

ระดับภาษา

การเขียนอีเมล์ จะแบ่งระดับภาษาในเชิงทางการออกเป็น 3 ระดับ

1. Formal

• เป็นรูปแบบการเขียนในแบบดั้งเดิม
• เน้นความสุภาพและระมัดระวังในการใช้ภาษา
• มีการใช้รูปประโยคที่เป็นทางการ
• ให้ความสำคัญกับความถูกต้องของไวยากรณ์ และเครื่องหมายต่างๆ
• รูปแบบนี้จะไม่ค่อยพบในการเขียนอีเมล์ แต่จะใช้กับเรื่องที่จริงจัง เช่น การร้องเรียน

2. Neutral / Standard

• เป็นรูปแบบที่ใช้บ่อยในการเขียนอีเมล์ในทางธุรกิจและที่ทำงาน
• ภาษาที่ใช้เรียบง่าย ชัดเจน และตรงประเด็น
• รูปแบบประโยคสั้น มีการใช้รูปย่อ
• ภาษาจะไม่ใช่ระดับภาษาพูด

3. Informal

• เป็นรูปแบบพบบ่อยในการเขียนอีเมล์ระหว่างเพื่อน
• รูปแบบภาษาจะใกล้เคียงกับภาษาพูด (spoken language)
• ใช้คำและประโยคเช่นเดียวกับการสนทนาในชีวิตประจำวัน
• ไม่เน้นความถูกต้องของหลักไวยากรณ์